Ochrona dokumentów księgowych w firmie – jak poprawnie spełnić takie zadanie?

Lip 15 2019
admin

Ustawa o rachunkowości wskazuje wszelkie najważniejsze wytyczne związane z prowadzeniem w firmie dokumentacji księgowej. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest prawidłowa ochrona dokumentów. W celu zabezpieczenia dokumentacji wykorzystuje się właściwe systemy ochrony nośników informacji i samych dokumentów przed niepowołanym dostępem do nich osób trzecich – przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub modyfikacją.

Według generalnej zasady zawartej w przepisach ustawy o rachunkowości ustalone jest, że w zakres dokumentów, jakie posiada firma są księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe.

Przedsiębiorca zobowiązany jest dołożyć wszelkie starania, aby uchronić w należyty sposób dane księgowe, zgromadzone w wersji papierowej lub elektronicznej. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem komputera ochrona danych obejmować powinna stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych, dobór stosowanych środków ochrony zewnętrznej, systematyczne stosowanie rezerwowych kopii zbiorów danych, zapewnianie ochrony programów komputerowych oraz stosowanie właściwych rozwiązań programowych. Jeżeli system nie spełnia odpowiednich zasad ochrony, to zapisy dodatkowo powinny zostać wydrukowane.