Archiwizacja dokumentów

Sie 12 2018
admin

W jednym z naszych poprzednich wpisów poruszaliśmy temat związany z listą płac pracowników. Jeżeli chcesz wrócić do tamtego tekstu KLIKNIJ TUTAJ

Dzisiaj chcielibyśmy się zająć bardzo istotną kwestią związaną z działalnością każdego przedsiębiorstwa, mianowicie z archiwizacja jego dokumentów.

Każdy przedsiębiorca, nie ważne czy jego firma jest mała, czy duża, jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji podmiotu gospodarczego. Bardzo istotne jest, aby przechowywać konkretne dokumenty przez odpowiedni okres czasu, jaki narzucają przepisy prawa.

Jakie dokumenty należy przechowywać?

  • rejestry VAT
  • dowody księgowe, takie jak: faktury, dowody wewnętrzne, faktury i noty korygujące, noty księgowe
  • ewidencje środków trwałych
  • ewidencje wyposażenia
  • ewidencje przebiegu pojazdu (związane z rozliczeniem typu kilometrówka)
  • dokumenty inwentaryzacyjne
  • dokumentację pracowniczą: listy płac, rachunki, umowy

Wszystkie dokumenty należy przechowywać chronologicznie według dat, najstarsze na spodzie, najświeższe na wierzchu.

Ile należy przechowywać dokumenty?

  • podatkowe – przez okres pięciu lat
  • kadrowe – nawet do pięćdziesięciu lat
  • inwentaryzacyjne – przez okres pięciu lat
  • związane z reklamacją – rok po rozliczeniu

Ważne jest, aby przechowywać dokumentację w bezpiecznym miejscu, gdzie nie dozna ona żadnych uszkodzeń, ani zniszczenia.